A. Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-procesing yang di sebut magnetic tapel slselectric typerwriter.
1. Pengertian otomatisasi Perkantoran
Kata "otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa di lakukan oleh manusia. Otomatisasi Perkantoran bisa di kenal dengan istilah Office Akan utomation atau AO. Otomatisasi Perkantoran yaitu pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis khusus komputer.
Menurut WALUYO (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi Perkantoran di mulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi.
Menurut O'BRIEN (1996) otomatisasi Perkantoran merupakan merupakan sistem informasi berbasis telekomunikasi yang menumpulkan, memroses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan pesan.
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang di gunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektifitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi kebutuhan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi.
2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Produktivitas yang di hasilkan dengan penerapan Otomatisasi Perkantoran dapat di capai melalui beberapa hal, antara lain:
a. Meminimalkan pengeluaran pada biaya
b. Pemecahan masalah kelompok
c. Pelengkapan bukan pengganti, menggantikan semua komunikasi
d. Penggabungan dan penerapan teknologi
e. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan kantor
f. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
g. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
3. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Penetapan otomatisasi Perkantoran yang tepat guna selain dapat meningkatkan produktifitas kantor, juga akan meringankan pekerjaan pegawai kantor yang menggunakan peralatan peralatan elektronik tersebut. Manfaat yang dapat diperoleh oleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi Perkantoran, antara lain:
a. Membuat informasi menjadi lebih murah
b. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi
c. Komputer tidak menggantikan pekerjaan, komputer mampu menunda
d. Pemecahan masalah kelompok/tim
e. Cara berkontribusi pada komunikasi
f. Sebagai pelengkap bukan pengganti
g. Komunikasi bisnis
h. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
i. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
4. Konsep konsep otomatisasi Perkantoran
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat memengaruhi terciptanya peralatan peralatan elektronik yang di gunakan dalam pekerjaan kantor. Konsep konsep dari otomatisasi Perkantoran yang di uraikan, antara lain:
a. Proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
b. Berevolusi dari aplikasi yang terpisah
c. Memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
d. Memberikan keuntungan lebih besar
e. Sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
5. MACAM-MACAM SISTEM OTOMATISASI PERKANTORAN
a. Sistem komunikasi elektronik ( electronic communication system)
Sistem teknologi informasi yang di gunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja, dan organisasi organisasi. Sistem komunikasi elektronik, antara lain:
1) Email
2) Voice mail
3) Facsimale
4) Bulletin word system
Bulletin word system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet
b. Sistem kolaborasi elektronik
Merupakan suatu sistem yang tidak punya pertukaran komunikasi dan pesan.
c. Sistem publikasi dan pengolahan gambar elektronik
1) Dekstop publishing
2) Electronik Document Management (EDM)
3) Presentation Grapic
Digunakan untuk menampilkan grafik
4) Multimedia Presentation
d. Sistem pengolah kantor (Office management system)
1) Desktop accesoris
2) Electronic scheduling/Kalender elektronik
e. Sistem elektronik formal
Merupakan sistem yang di dokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis
f. Sistem elektronik informal
Merupakan sistem tidak di rencanakan atau di uraikan secara tertulis
6. Tahap tahap otomatisasi Perkantoran
a. Tahap tradisional
Tahap di mana penggunaan teknologi utamanya di tunjukkan untuk mengurangi biaya
b. Tahap transisional
Tahap di mana di tandai dengan mulai di mana di gunakan proses
c. Tahap transformasional
Merupakan fase informasi dan pematangan konsep information reseurce management (IRM)
7. Pengguna otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Ada 4 pengguna Otomatisasi kantor, yaitu:
a. Manajer
Manajer merupakan orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
b. Professional
Professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan kedalam khususnya.
c. Sekretaris
Ditugaskan pada pekerja terdidik untuk melaksanakan berbagai tugas
d. Pegawai administrasi
Menggunakan otomatisasi Perkantoran dalam melaksanakan tugas tugas untuk sekretaris
8. Jenis jenis Otomatisasi Perkantoran
Adapun jenis jenis aplikasi otomatisasi Perkantoran, sebagai berikut.
a. Word processing
Penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang di perlukan untuk membuat dokumen pengolah
kata.
b. Electronic and voice mail (Email)
Penggunaan jaringan internet komputer untuk mengirim, menyimpan, menerima pesan dengan menggunaka terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
c. Electronic calendaring
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah di terapan oleh manager yang bersifat khusus
d. Audio conferensing
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang orang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi
e. Video converencing
Dilengkapi dengan sinyal audio dan sinyal video dan digunakan untuk mengirim dan menerima sinyal audio dan video
f. Computer conferncing
Penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
g. Facsimile transmission (Fax)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung cheanel komunikasi
h. Video text
Merupakan sistem otomatisasi kantor yang menggunakan komputer untuk memberikan textual tampilan baru pada layar
i. Image stirage and retrieval
Sebagai tempat menyimpan file agar informasi dapat di panggil atau di dapatan kembali
j. Desktop publishing (dtp)
Pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan type setter. Terbagi menjadi 3 area yaitu:
1. Aplikasi administrasi
2. Aplikasi teknis
3. Grafik perusahaan
k. Spreadsheet
Penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang di perlukan untuk mengolah data yang berupa angka
9. Faktor faktor yang mempengaruhi penggunaan penggunaa perkantoran
Adapun faktor faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, sebagai berikut:
a. Jenis organisasi
b. Pilihan privasi
c. Sumber daya otomatisasi kantor yang tersedia
B. KONSEP VIRTUAL OFFICE
Virtual office merupakan lompatan teknologi informasi. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat dan komprehensif.
1. DEFINISI VIRTUAL OFFICE
Virtual office merupakan sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real atau nyata. Yang berkaitan dengab virtual office yaitu:
a. Virtual Organization
Sekelompok group, orang atau instituti dengan beberapa tujuan yang sama melakukan sharing
b. Virtual Office
Merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti telepon, faks dab web hosting
2. TUJUAN VIRTUAL OFFICE
Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibanding dengan menyewa ruang kantor tradisional
3. KARAKTERISTIK VIRTUAL OFFICE
Adapun virtual office, sebagai berikut.
a. Melintasi batas
b. Berbagai sumber daya (resoures)
c. Wilayah yang tersebar
d. Anggota yang tidak tetap
4. Komponen komponen dalam virtual office
Adapun komponen komponen yang terdaoat dalam virtual office, sebagai berikut.
a.Virtual knowledge worker
b. Virtual timwork
c. Integrated complex ntework inteligence
d. Complex matrix scructure
e. Faster leaning organization
Otomatisasi Perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-procesing yang di sebut magnetic tapel slselectric typerwriter.
1. Pengertian otomatisasi Perkantoran
Kata "otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa di lakukan oleh manusia. Otomatisasi Perkantoran bisa di kenal dengan istilah Office Akan utomation atau AO. Otomatisasi Perkantoran yaitu pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis khusus komputer.
Menurut WALUYO (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi Perkantoran di mulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi.
Menurut O'BRIEN (1996) otomatisasi Perkantoran merupakan merupakan sistem informasi berbasis telekomunikasi yang menumpulkan, memroses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan pesan.
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang di gunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektifitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi kebutuhan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi.
2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Produktivitas yang di hasilkan dengan penerapan Otomatisasi Perkantoran dapat di capai melalui beberapa hal, antara lain:
a. Meminimalkan pengeluaran pada biaya
b. Pemecahan masalah kelompok
c. Pelengkapan bukan pengganti, menggantikan semua komunikasi
d. Penggabungan dan penerapan teknologi
e. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan kantor
f. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
g. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
3. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Penetapan otomatisasi Perkantoran yang tepat guna selain dapat meningkatkan produktifitas kantor, juga akan meringankan pekerjaan pegawai kantor yang menggunakan peralatan peralatan elektronik tersebut. Manfaat yang dapat diperoleh oleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi Perkantoran, antara lain:
a. Membuat informasi menjadi lebih murah
b. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi
c. Komputer tidak menggantikan pekerjaan, komputer mampu menunda
d. Pemecahan masalah kelompok/tim
e. Cara berkontribusi pada komunikasi
f. Sebagai pelengkap bukan pengganti
g. Komunikasi bisnis
h. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
i. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
4. Konsep konsep otomatisasi Perkantoran
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat memengaruhi terciptanya peralatan peralatan elektronik yang di gunakan dalam pekerjaan kantor. Konsep konsep dari otomatisasi Perkantoran yang di uraikan, antara lain:
a. Proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
b. Berevolusi dari aplikasi yang terpisah
c. Memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
d. Memberikan keuntungan lebih besar
e. Sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
5. MACAM-MACAM SISTEM OTOMATISASI PERKANTORAN
a. Sistem komunikasi elektronik ( electronic communication system)
Sistem teknologi informasi yang di gunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja, dan organisasi organisasi. Sistem komunikasi elektronik, antara lain:
1) Email
2) Voice mail
3) Facsimale
4) Bulletin word system
Bulletin word system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet
b. Sistem kolaborasi elektronik
Merupakan suatu sistem yang tidak punya pertukaran komunikasi dan pesan.
c. Sistem publikasi dan pengolahan gambar elektronik
1) Dekstop publishing
2) Electronik Document Management (EDM)
3) Presentation Grapic
Digunakan untuk menampilkan grafik
4) Multimedia Presentation
d. Sistem pengolah kantor (Office management system)
1) Desktop accesoris
2) Electronic scheduling/Kalender elektronik
e. Sistem elektronik formal
Merupakan sistem yang di dokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis
f. Sistem elektronik informal
Merupakan sistem tidak di rencanakan atau di uraikan secara tertulis
6. Tahap tahap otomatisasi Perkantoran
a. Tahap tradisional
Tahap di mana penggunaan teknologi utamanya di tunjukkan untuk mengurangi biaya
b. Tahap transisional
Tahap di mana di tandai dengan mulai di mana di gunakan proses
c. Tahap transformasional
Merupakan fase informasi dan pematangan konsep information reseurce management (IRM)
7. Pengguna otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Ada 4 pengguna Otomatisasi kantor, yaitu:
a. Manajer
Manajer merupakan orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
b. Professional
Professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan kedalam khususnya.
c. Sekretaris
Ditugaskan pada pekerja terdidik untuk melaksanakan berbagai tugas
d. Pegawai administrasi
Menggunakan otomatisasi Perkantoran dalam melaksanakan tugas tugas untuk sekretaris
8. Jenis jenis Otomatisasi Perkantoran
Adapun jenis jenis aplikasi otomatisasi Perkantoran, sebagai berikut.
a. Word processing
Penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang di perlukan untuk membuat dokumen pengolah
kata.
b. Electronic and voice mail (Email)
Penggunaan jaringan internet komputer untuk mengirim, menyimpan, menerima pesan dengan menggunaka terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
c. Electronic calendaring
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah di terapan oleh manager yang bersifat khusus
d. Audio conferensing
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang orang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi
e. Video converencing
Dilengkapi dengan sinyal audio dan sinyal video dan digunakan untuk mengirim dan menerima sinyal audio dan video
f. Computer conferncing
Penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
g. Facsimile transmission (Fax)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung cheanel komunikasi
h. Video text
Merupakan sistem otomatisasi kantor yang menggunakan komputer untuk memberikan textual tampilan baru pada layar
i. Image stirage and retrieval
Sebagai tempat menyimpan file agar informasi dapat di panggil atau di dapatan kembali
j. Desktop publishing (dtp)
Pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan type setter. Terbagi menjadi 3 area yaitu:
1. Aplikasi administrasi
2. Aplikasi teknis
3. Grafik perusahaan
k. Spreadsheet
Penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang di perlukan untuk mengolah data yang berupa angka
9. Faktor faktor yang mempengaruhi penggunaan penggunaa perkantoran
Adapun faktor faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, sebagai berikut:
a. Jenis organisasi
b. Pilihan privasi
c. Sumber daya otomatisasi kantor yang tersedia
B. KONSEP VIRTUAL OFFICE
Virtual office merupakan lompatan teknologi informasi. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat dan komprehensif.
1. DEFINISI VIRTUAL OFFICE
Virtual office merupakan sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real atau nyata. Yang berkaitan dengab virtual office yaitu:
a. Virtual Organization
Sekelompok group, orang atau instituti dengan beberapa tujuan yang sama melakukan sharing
b. Virtual Office
Merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti telepon, faks dab web hosting
2. TUJUAN VIRTUAL OFFICE
Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibanding dengan menyewa ruang kantor tradisional
3. KARAKTERISTIK VIRTUAL OFFICE
Adapun virtual office, sebagai berikut.
a. Melintasi batas
b. Berbagai sumber daya (resoures)
c. Wilayah yang tersebar
d. Anggota yang tidak tetap
4. Komponen komponen dalam virtual office
Adapun komponen komponen yang terdaoat dalam virtual office, sebagai berikut.
a.Virtual knowledge worker
b. Virtual timwork
c. Integrated complex ntework inteligence
d. Complex matrix scructure
e. Faster leaning organization
Komentar
Posting Komentar