SISTEM KEARSIPAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Sistem Penyimpanan Arsip – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

ARSIP

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.

Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan.

Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara(LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya salinan.

Arsip juga dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

JENIS-JENIS ARSIP

Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut :

1). Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2). Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3). Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4). Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5). Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

FUNGSI ARSIP

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. FUNGSI PRIMER ARSIP

Fungsi Primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.

Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. FUNGSI SEKUNDER ARSIP

Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.

Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

SIFAT DAN KARAKTER ARSIP

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain sebagai berikut:

1). AUTENTIK

Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.

2). LEGAL

Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

3). UNIK

Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip di duplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.

4). TERPERCAYA

Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

KEARSIPAN

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi

1. Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip.

2. Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip.

3. Penyimpanan dan pemusnahan arsip.

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, harddisk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

Apalagi telah hadir Cloud Computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen.

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.

Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip

Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI STANDAR

1. SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD

Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.

KEUNTUNGAN SISTEM FILLING ABJAD

Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
Biaya pelaksanaannya lebih murah.

KERUGIAN SISTEM FILLING ABJAD

Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

LANGKAH LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP

1. Penampungan

2. Penelitian

3. Pengindeksan

4. Pengkodean

5. Penyortiran

6. Penyimpanan

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DI SIMPAN

1. Teliti arsip yang diminta

2. Isi bon peminjaman

3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan

4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip

5. Ambil arsip yang diminta

6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil

7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan

2. SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

KELEBIHAN SISTEM FILLING NOMOR

Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
Sederhana dan mudah dilaksanaka.
Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

KELEMAHAN SISTEM FILLING NOMOR

Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1) Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3) Penyimpanan Surat

Filing System Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1) Menyiapkan perlengkapan

2) Penyimpanan surat

3. SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.

Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

KELEBIHAN SISTEM TANGGAL

Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

KEKURANGAN SISTEM KRONOLOGIS ATAU TANGGAL

Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.
Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

JENIS-JENIS PERALATAN DAN PERLENGKAPAN DALAM SISTEM TANGGAL

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal

4. SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

Indonesia (Negara)

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

KELEBIHAN SISTEM WILAYAH

Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

KELEMAHAN SISTEM WILAYAH

Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

5. SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.

Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

PROSEDUR PENYIMPANAN SISTEM SUBYEK

1) Memeriksa

2) Mengindeks

3) Mengkode

4) Menyortir

LANGKAH LANGKAH PEMBUATAN KLASIFIKASI MASALAH

Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

KELEBIHAN SISTEM SUBYEK

Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

KEKURANGAN SISTEM SUBYEK

Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

PENYUSUTAN, PEMINDAHAN, DAN PENGHAPUSAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :

Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.

Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk :

Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.
Mempercepat penemuan kembali arsip.
Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

PEDOMAN PENYUSUTAN

Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen.

Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut :

1. Kegunaan Administratif

Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
Memudahkan pencarian arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional

2. Kegunaan Ilmiah

Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah

PELAKSANAAN PENYUSUTAN

1. Langkah Umum

a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :

Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%)

Jumlah arsip dalam file

Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan

b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan.

c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan.

Itulah 5 sistem penyimpanan arsip yang bisa anda baca di artikel ini.